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Administración de fincas:

Administrador de fincas en Madrid: comunidades, garajes, patrimonios, alquileresSi bien es cierto en algunas comunidades pequeñas de baja complejidad comunitaria, puede llevar la gestión cualquier propietario dedicándole un poco de tiempo no es por casualidad que el uso de administrador es mayoritario en las comunidades que presentan cierta complejidad.

Las razones por las que una comunidad de propietarios,  decide dejar las tareas de administración y mantenimiento  en manos de un administrador de fincas: por seguridad jurídica, reparto equitativo de las cargas de trabajo entre propietarios, asesoramiento jurídico e incidentes relativos a la comunidad, mediación entre propietarios y sobre todo porque disminuye la tendencia a la inhibición en el cargo de presidente, el Administrador profesional cargará con las tareas más gravosas y puede proporcionar al presidente asesoramiento que le libere del estrés del desconocimiento.

Qué administramos

Fincas en régimen de propiedad horizontal o comunidades de propietarios, en general todo tipo de fincas rústicas o urbanas que tienen elementos comunes de varios propietarios y debe ser mantenido en correctas condiciones de uso:

  • Pisos
  • Garajes
  • Polígonos industriales
  • Urbanizaciones
  • Mancomunidades.

Administración de omunidades de propietarios, propiedad horizontal, edificios, localesA nivel técnico administrativo, administrar pisos, garajes, polígonos industriales, urbanizaciones, etc., el trabajo es el mismo, más papel cuanto más grande, la diferencia radica en los conocimientos técnicos de lo que se está administrando: una urbanización puede tener involucrado el asfaltado de calles, pocería, alumbrado, vigilancia móvil, jardines, club deportivo (piscina, canchas de deporte...), sin embargo un inmueble de pisos puede tener piscina, ascensor, reformas en fachada, estructura, humedades, portero automático / físico...

Nuestro trabajo

Una vez nombrados Administradores de Fincas / Secretarios de la comunidad de propietarios en el acta, podemos legalmente empezar a trabajar. Tenemos establecido un procedimiento de trabajo escrito para cada área técnica a nivel interno.

  • Gestión de cobro de los recibos de Provisión de Fondos mensuales de los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios.
  • Emisión de recibos bancarios a través de soporte magnético.
  • Control y pago de las obligaciones económicas de la Comunidad de ordinarias excepcionales.
  • Informes periódicos del resumen de ingresos, gastos, devoluciones.
  • Liquidación anual de Cuentas, agrupadas por naturaleza y distribuido por coeficientes con sus correspondientes saldos por copropietarios al final del ejercicio.
  • Elaboración del Presupuesto Anual de Gastos y su consiguiente repercusión en la nueva emisión de recibos.
  • Obtención de presupuestos para las distintas obras, reparaciones o mejoras, conserjería, limpieza, ... con descuentos para la comunidad. Solicitamos diversos presupuestos, los cuales se comentarán con la comunidad para posteriormente contratar las mejores opciones. Seguimiento de los mismos.
  • Emisión de la Convocatoria de la Junta General Ordinaria y en su caso de las extraordinarias.
  • Asistencia a las Juntas, redacción del Acta con los acuerdos que se tomen. Distribución de las Actas a los copropietarios de la finca.
  • Solución de las incidencias, reparaciones, anomalías en colaboración con las empresas colaboradoras, comprobando la correcta conclusión de sus trabajos.
  • En caso de siniestros cubiertos por el seguro multirriesgo nos encargamos del trámite del siniestro hasta el cobro de la indemnización que la compañía aseguradora reembolse.
  • Todos los propietarios pueden formular consultas de carácter técnico relacionadas con la Comunidad:

    o Calefacción, agua caliente, aire acondicionado; reglamento e instrucciones técnicas de las canalizaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros.
    o Antenas de televisión, radioaficionados, vídeos comunitarios; normativa que regula el uso y utilización de antenas colectivas, parabólicas.
    o Prevención de incendios, pólizas de seguros (multirriesgo, incendios, responsabilidad civil); obligación de instalación de extintores.
    o Garajes, normativa y uso; reglamento de régimen interior.
    o Piscinas; condiciones higiénico-sanitarias. Contratos laborales de temporada. Reglamento sobre
    su utilización.
    o Animales domésticos. Ordenanza municipal reguladora sobre tenencia de perros y otros animales domésticos.
     
  • Gestión de los temas relacionados con el personal contratado por la Comunidad:
    o Contratación
    o Nóminas y seguros sociales
    o Incapacidad laboral transitoria y accidentes de trabajo
    o Búsqueda de sustitutos para las vacaciones y festivos
  • Comunidad de nueva creación

    Además de lo anterior para las comunidades nuevas:

  • Convocatoria y Junta General de Constitución de la comunidad
  • Obtención del C.I.F. de la comunidad en la AEAT.
  • Diligencia del libro de actas
  • Solicitud al promotor de la documentación que debe entregar.
  • Contratación de empresas de mantenimiento y suministros
  • Confección de presupuesto inicial estimado de la comunidad
  • Reclamación de todos los repasos y defectos de la finca
  • Reclamación, si procede, de vicios ocultos

  • El administrador informa

    1. Constituir una comunidad desde cero: comunidades nuevas.
    2. Qué es el título constitutivo y otras normas de la comunidad.
    3. Cuáles son los órganos de la comunidad.
    4. Cómo toma acuerdos la comunidad.
    5. Contribución a los gastos comunes
       

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    Constituir una comunidad desde cero

    El primer paso para constituir la comunidad lo puede dar cualquier propietario del edificio. Basta con que un propietario desee constituir la comunidad para convocar la junta constituyente.
    La Ley de Propiedad horizontal no establece plazos ni fechas límites, sencillamente establece que se podrá hacer tan pronto lo desee uno cualquiera de los propietarios.
    Para hacerlo se debe pedir al constructor los datos de todos los propietarios para poder hacer las oportunas comunicaciones de la convocatoria.
    Las fases son:

  • Convocatoria y Celebración de la Junta de Constitución de la Comunidad, se expresará que se constituyen en comunidad y se nombrarán los cargos.
  • Adquisición y diligenciado del Llibro de Actas
  • Obtención del Código de Identificación Fiscal CIF
  • Obtención de la documentación necesaria de la Comunidad del promotor / constructor.
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    Qué es el título constitutivo y otras normas de la comunidad.
  • El título constitutivo es una escritura que formaliza la existencia de la propiedad horizontal, también se denomina escritura de división horizontal.
    Contiene la descripción del inmueble en su conjunto, la descripción de cada piso o local, y la fijación de la cuota de participación correspondiente a cada piso o local. Con esta cuota se determinará la contribución de cada piso o local a los gastos comunes y esta se calcula en la práctica con los metros cuadrados de cada finca.
  • Los estatutos son las reglas por las que se rige la comunidad que establece el uso y destino de los pisos, locales y zonas comunes. También pueden regular derechos y obligaciones de los propietarios. En realidad la única limitación de su contenido es que no pueden contravenir la ley.
  • El reglamento de régimen interior contiene reglas que regulan "los detalles de la convivencia y la adecuada utilización de las cosas comunes, y dentro de los límites establecidos por la ley y los estatutos". Artículo 6º de la LPH
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    Cuáles son los órganos de la comunidad.

     El comunero es el elemento básico de la comunidad por el hecho de ser propietario. Se pueden crear tantos cargos como se precise para la organización de la comunidad: presidente, vicepresidente, vicepresidente segundo, vocales, secretario, tesorero, administrador, etc, o se pueden aglutinar en uno sólo, en la figura del presidente:

    1. El Presidente: es el único cargo obligatorio en todas las comunidades y sólo puede serlo un propietario. El cargo dura un año. Si no puede serlo por una causa que considera justificada, para ser excusado (ART 13.2 LPH) deberá presentar un escrito al juez dentro de los treinta días siguientes a su nombramiento
    Es el cargo más importante, entre otras funciones destacan:

  • Convocar y presidir las juntas.
  • Requerir a quien realice actividades prohibidas, o actividades prohibidas, insalubres, nocivas, peligrosas.
  • Ostentar legalmente la representación de la comunidad en juicio y fuera de él.
  • 2. El Vicepresidente: asiste al presidente o le sustituye cuando no puede ejercer sus funciones

    3. El Secretario: encargado de todos los asuntos prácticos de la comunidad, reuniones y custodia de la documentación.

    4. Junta de Propietarios: la forman los comuneros, y se encarga de la gestión, gobernar y administrar la comunidad.
    Se debe reunir por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y en las ocasiones que lo estime conveniente el presidente, o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o propietarios que represente el 25% de las cuotas de participación.

  • Junta Ordinaria: por lo menos una vez al año, para aprobar el presupuesto y las cuentas. Se celebra al final del ejercicio económico pero no tiene porqué coincidir con el año natural.
  • Junta Extraordinaria: se tratan los puntos urgentes que los convocantes hayan decido.
  • 5. El Administrador, no es imprescindible su existencia porque sus funciones puede desempeñarlas el mismo presidente. La particularidad de este cargo: mientras que presidente sólo puede ser un propietario, administrador puede ser una persona ajena a la comunidad siempre que cuente "con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones" art. 13.6 LPH

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    Cómo toma los acuerdos la comunidad

    Depende qué acuerdo se pretenda aprobar, se necesitarán distintas mayorías. Estas son (art. 17 LPH):

    Unanimidad para la aprobación o modificación de las reglas contenidas en el título constitutivo, o en los estatutos.

    Tres quintas partes de los propietarios que a su vez representen las tres quintas partes de las cuotas de participación, para el establecimiento o supresión de servicios como ascensor, portero, vigilancia, y para el arrendamiento de zonas comunes que no tengan asignado un uso específico.

    Mayoría de los propietarios que a su vez representen la mayoría de las cuotas de participación para la realización o establecimiento de nuevos servicios comunes que tengan por finalidad la supresión de barreras arquitectónicas que dificulten el acceso o movilidad de personas con minusvalía.

    Un tercio de los integrantes de la comunidad que representen a su vez un tercio de la cuotas de participación: la instalación de infraestructuras comunes para el acceso a las utilidades de telecomunicaciones o la adaptación de las existentes, infraestructuras para acceder a nuevos suministros energéticos colectivos y de aprovechamiento de energía solar.

    El resto de asuntos sólo necesita mayoría simple.

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    Contribución a los gastos comunes: cuota de participación

    La cuota de participación, también llamado coeficiente o módulo contributivo es un número que debe venir especificado para cada finca del inmueble en el título constitutivo. Es de vital trascendencia puesto que determina la carga contributiva a los gastos comunes de cada finca.

    La LPH en su ART 9.1.e) "Contribuir, con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente establecido, a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización."

    Por lo tanto una ver presupuestados los gastos y aprobado, se aplica el coeficiente de cada finca, arrojando la cuota de comunidad a pagar por el propietario. Este coeficiente se debe aplicar incluso a los presupuestos extraordinarios.

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